Ви нічого не встигаєте? – Навчіться керувати своїм часом!
Планування робочого часу – це здатність, яка необхідна кожному. Людина, яка знає, що таке “тайм-менеджмент“, ніколи не поспішає і завжди встигає, а отже, повністю позбавлена тривог і стресу. А застосовувати принципи управління часом може будь-яка людина – від школяра до керівника великої фінансової компанії. Головне – захотіти привести до ладу свій день, і докласти всіх своїх зусиль до того, щоб розібратися з наростаючими проблемами планування.
Основи управління часом
Керувати часом зовсім не складно. Тайм-менеджмент вчить розставляти пріоритети. Як організувати свій час? Усе дуже просто. Давайте розглянемо базові принципи управління своїм часом:
1. Плануйте свій день
Кожен день необхідно починати з чистого аркуша. На аркуші паперу варто виписати всі поточні справи і розставити пріоритети – за принципом присвоєння важливості від 1 до 100 (залежно від кількості поточних завдань).
Головне навчитися не тільки планувати, а й реалізовувати заплановане у встановленому вами порядку, закладаючи в складений розклад як самі завдання, так і супутні їм моменти (перерва на обід, проїзд до місця проведення зустрічі з клієнтом, спілкування з друзями або близькими та інше).
2. Коригуйте графік протягом дня
Іноді плани можуть змінитися. Залишайте “вікна” в розкладі, для того щоб не порушувати їх. Нові завдання слід вносити в розклад виходячи з щільності складеного раніше графіка. У такому разі можна буде легко уникнути поспіху і зриву термінів.
3. Глобальні та локальні плани
Усі завдання можна розділити на локальні та глобальні. Для того щоб не розтягувати на довгий термін вирішення глобальних завдань, важливо розбити їх виконання на кілька етапів. У такому разі кожен крок вестиме до поставленої мети, а масштаби завдання не здаватимуться такими непосильними.
4 Позбавтеся подразників
Необхідно виключити всі відволікаючі та дратівливі чинники. Цей принцип можна назвати одним з основних у тайм-менеджменті.
Основну частину часу поглинають якраз таки невимушені затримки, на кшталт перегляду стрічок соціальних мереж, перегляду пошти, спілкування в чаті та багато іншого. Навчившись зосереджуватися на поставленому завданні, можна підвищити його ефективність на 25%. Прості заходи допоможуть гарантовано уникнути стресу, наприклад: налаштування системи сповіщень, видалення (на певний час) або встановлення блокування подразника (іконки сервісу з пам’яті комп’ютера або екрана), а також чітке розмежування особистого та робочого часу, коли ніхто не завадить робити саме те, що вам потрібно.
5. Використовуйте тільки потрібне і важливе
Важливий етап у правильному розподілі часу – здатність “відсікати все зайве”. Визначте коло інтересів, які реально вам потрібні, відмовтеся від недостовірних джерел інформації, позбудьтеся так званих “друзів”, які тільки й роблять, що заважають організувати своє особисте й професійне життя. Навчіться самостійно встановлювати правила власного життя, і всякого роду “стихійних лих” у ньому виявиться менше, ніж було до цього.
6. Усе важке робіть вранці
Складні справи найкраще планувати на початок робочого дня. Легко впоравшись із поставленим важким завданням, ви створите собі правильний позитивний заряд емоцій, який дасть змогу “всі гори звернути на своєму шляху”. А якщо намагатися встигнути все зробити за один день, доробляючи завдання в авральному режимі, ми лише підвищимо таким чином собі рівень стресу, а не ефективність своєї діяльності.
7. Наведіть порядок на своєму робочому столі
У цьому випадку під робочим столом мається на увазі весь робочий простір – починаючи від надр персонального комп’ютера і закінчуючи папками з документами. Використовуйте мітки і стікери для швидкого розпізнавання потрібної папки або розділу, не забувайте видаляти до кошика непотрібний мотлох і цінні папери, які відслужили своє. Доведено, що понад третину всього нашого робочого простору займають речі, які не мають до поточної діяльності взагалі жодного стосунку.
8. Вивчіть свою фізіологічну активність
Головний принцип тайм-менеджменту – це вміння повноцінно відпочивати і добре працювати. Однак для того щоб працювати на повну котушку і з максимальною віддачею, кожній людині життєво необхідний персональний робочий графік. Знаєте всі свої слабкі та сильні сторони, з упевненістю можете сказати “сова” ви чи все ж таки “жайворонок”? Завжди плануйте свій день таким чином, щоб усі важливі справи постійно припадали на пік вашої фізіологічної активності – на ранок, день або вечір. У такому разі продуктивність праці безсумнівно підвищиться, а час на повноцінний відпочинок з’явиться сам собою.
9. Ставте довгострокові цілі
Вибудовуючи свої короткострокові плани, не забувайте і про довгострокову перспективу. Одного разу впорядкувавши свій день, ви легко можете впорядкувати все своє життя, вибудувавши життєві та кар’єрні плани, виходячи не з якихось чужих очікувань, а з власних цілей і бажань.
10. Використовуйте правило “10/90”
Перед тим, як приступити до чого-небудь, слід згадати про правило “10/90”. Воно передбачає, що 10% часу, який ви витратите на планування до початку виконання якогось конкретного завдання, заощадить вам 90% часу під час його виконання.
11. відмовтеся від того, що вам не до душі
Слово “ні” заощадить вам несподівано багато вільного часу. Ввічливе “ні” – це найголовніше слово для правильної організації власного часу. Вчіться говорити “ні” і відмовляти завданням, які не входять до числа обраних пріоритетів. Будьте ввічливі й тактовні, відмовляйте людині так, щоб вона зрозуміла, що ви відкидаєте не її, а завдання.
12. Встановіть рейтинг своїх завдань
Уважно стежте за тим, на що ви витрачаєте свій вільний і робочий час. Постійно відмічайте ті заняття, які забирають у вас багато часу (наприклад, читання листівок з рекламою, журналів чи газет, безцільне перемикання телевізійних каналів, обговорення пліток і новин з колегами). Складіть рейтинг таких непотрібних занять, назвавши його “Я ніколи більше надалі не буду цього робити”, і постійно заносьте туди всі справи, що не наближають вас до поставленої мети і не приносять вам жодної користі.
Усі перераховані вище принципи допоможуть вам заощадити купу часу, нервові клітини і здоров’я. А для того, щоб заощадити час на розробці назви, дизайну упаковки або логотипу, – звертайтеся до брендингової агенції KOLORO. Ми працюємо якісно, швидко та креативно!
