За допомогою цієї статті ви навчитеся правильно викладати інформацію, а отже – будете правильно зрозумілі вашим співрозмовником.
Принцип ієрархії (піраміда)
Ви не повинні повідомляти співрозмовнику інформацію за принципом “все й одразу”. Щоб бути правильно зрозумілими – дотримуйтеся ієрархії в подачі інформації! Спочатку описуйте суть питання. Потім – виділяйте головні деталі. І тільки потім – промальовуйте кожну деталь окремо.
А тепер увімкніть свій внутрішній таймер і, після прочитання завдання, спробуйте виконати його приблизно за 4 секунди. Але, для початку, запасіться ручкою і папером для запису. Готові?
Отже, запам’ятайте якомога більше іменників із такого списку: карась, сова, жираф, бегемот, щука, ворона, заєць, минь, соловей, лисиця, короп, качка. Одразу ж запишіть те, що вам запам’яталося.
А тепер підрахуйте, скільки тварин “оселилося” у вашому списку. Шість? Сім? Загалом у списку 12 тварин. Але не поспішайте засмучуватися, середній результат, який видають під час такого тестування, – п’ять записаних за пам’яттю назв, і річ зовсім не в тім, що в більшості людей кепська пам’ять, через велику кількість у них у голові інформаційного “сміття”.
Вся справа в способі постановки завдання. Адже вам було б набагато простіше запам’ятати більше, якби завдання було сформульоване так: “Запам’ятайте якомога більше істот із цього списку: Риби: короп, карась, щука, минь; Птахи: ворона, сова, качка, соловей. Тварини: жираф, бегемот, заєць, лисиця”. Отже, ви просли іменники вдруге, але все одно, перевірте, яким вийде результат за такого формулювання завдання (на собі або на своїх колегах). напевно, результат буде кращим за той, який ви отримали після першого разу.
Усе просто. Структурована інформація сприймається простіше. І цю структуру можна собі уявити у вигляді своєрідної піраміди. Власне кажучи, цей підхід до структурування інформації відомий саме як “метод піраміди”. Його суть полягає в тому, що інформацію викладають від загального – до часткового. Спершу подається цілісна, але не деталізована картина, а потім, крок за кроком, блок за блоком “нарощується” основа “піраміди”.
За цим принципом можна добре зафіксувати в розумі вашого співрозмовника будь-яке пояснення. Скажімо, ви житель Танзанії і ніколи не чули про існування такої страви, як суші. І ось, вам починають розповідати, як готувати суші. Уявіть, що ця розповідь звучить приблизно так:
“Для приготування суші лосось нарізається довгими смужками, діаметром до одного сантиметра. Авокадо плоскими смужками завтовшки до 5 мм. Рис промивається в “семи водах”. Промитий рис вариться до готовності, а потім приправляється столовою ложкою суміші рисового оцту, цукру і солі. Лист пресованих водоростей лягає на килимок для суші, і на нього, змоченими у воді пальцями, викладається тонкий шар рису, приблизно на 3/4 площі аркуша, з відступом від країв аркуша близько сантиметра. Посередині шару рису викладається “доріжка” з інгредієнтів – вассабі, авокадо і лосось. Виклавши на шар рису інгредієнти, починаємо скручувати рулет у бік порожньої частини аркуша, допомагаючи собі килимком – щоб рулетик вийшов щільним і не розвалювався. Коли смуга з шаром рису закінчиться, злегка зволожте частину аркуша, що залишилася, водою і докрутіть рол до кінця, у такий спосіб – “заклеюючи” його. За допомогою бамбукового килимка надайте отриманому “рулету” прямокутні обриси і розріжте його добре наточеним змоченим водою ножем – на 6 частин. Приємного апетиту”.
Що скажете, після прочитання такого рецепта ви зрозуміли як готуються роли і впевнені, що зможете приготувати їх самостійно? Вистоюючи інформацію за принципом піраміди, ми отримали б класичний кулінарний рецепт – від часткового (суті) – до деталізованих етапів і опису результату.
Тобто, в даному випадку, нам слід було б почати з опису суті страви. Потім, продовжити – складанням переліку інгредієнтів для суші. А закінчити – розбивкою процесу приготування суші на кілька, добре осяжних, етапів. Наприклад: 1) Варіння рису; 2) Підготовка інгредієнтів; 3) викладання інгредієнтів; 4) скручування і порізка ролів; 5) сервірування столу. З коротким описом кожного етапу.
Описуючи рецепт у такий спосіб, ми б вийшли на ту саму “піраміду”, що допомагає нам спершу зрозуміти суть страви/поняття, а потім уточнює, які ж компоненти використовуються для її приготування/сформування та вживання.
Принцип “відштовхуємося від потреб слухача”
Почніть розповідь із того, що цікавить вашого слухача, – з його запитань, можливостей, завдань чи проблем. Порівняйте два наступні тексти. Який із них зацікавить вас більше?
Варіант 1. “Плід дерева банан вкритий товстою шкіркою. Завдяки шкірці, що добре захищає плід, банан можна безпечно з’їсти, навіть купивши на вулиці, не помивши…”
Варіант 2. “Як ситно і з користю для здоров’я перекусити просто на вулиці, всього за кілька хвилин і без ризику отримати “хворобу брудних рук”? Вкрай просто – купіть банан, почистіть його, тримаючись за хвостик плода, і тут же з’їжте його. Частина плоду, захищена шкіркою – завжди чиста і готова до вживання…”
Зрозуміло, що більшість читачів проголосує за другий варіант, адже він починається з того, що цікаво і хвилює більшість людей, із завдання, яке потрібно мало не щодня вирішувати мільйонам жителів Землі!
Найімовірніше, тих, хто обрав другий варіант, зацікавлять і наступні два тексти:
“У вас – ні хвилини вільного часу – після роботи вам одразу ж потрібно забрати свою дитину з дитячого садочка, потім швидко заскочити додому, погодувати/переодягнути/зайняти чимось дитину, не затримуючись на перекус, узяти свою сумку для тренування, і… втекти в спортзал… А їсти-то, ой, як хочеться! Так ось воно – ваше рішення – на розі вашого будинку, у фруктовому кіоску продають банани!…”
или:
“Робочий день завершено, вам хочеться використати КОЖНУ хвилину свого вільного часу з насолодою кожним моментом ВІЛЬНОСТІ! АЛЕ – ви не захоплюєтеся кулінарією, а тільки – спортом, риболовлею або неспішним спілкуванням з друзями. У такому разі, навіщо вам витрачати свій дорогоцінний час на приготування їжі!? Дорогою до спорткомплексу, на риболовлю або до друзів у гості, купуємо банан, очищаємо його й одразу ж з’їдаємо – адже під шкіркою банан чистий і сповнений корисних для організму мікроелементів!…”
Перший запропонований варіант починається з актуальної для слухача проблеми, а другий – з привабливої можливості. В обох випадках – цільова аудиторія зацікавлена в тому, про що ми з нею розмовляємо!
Отже, суть двох зазначених принципів тепер вам зрозуміла. інформація має подаватися структуровано(від суті – до деталей) або, маючи цільовий посил – від мети – до пропозиції.
Як же можна застосувати ці принципи на практиці? Наприклад, уже не під час спілкування, а під час написання навчальної статті. Давайте розглянемо такий приклад. Припустимо, ви пишете статтю для початківців або майбутніх фінансистів – про основні принципи оцінки інвестиційної привабливості підприємства. У такому разі, ви можете побудувати свою розповідь про показники, які ви використовуєте в процесі оцінювання, таким чином:
“Р/Е (price to earnings) – це показники оцінки вартості – тобто – відношення ціни акції до доходу на одну акцію.P/S (price to sales) – це відношення ціни акції до обсягу продажів на одну акцію. Коефіцієнт P/E допомагає розрахувати кількість років, необхідних для того, щоб окупити ціну придбаних акцій.
ROS (return on sales) і ROE (return on equity) – це показники рентабельності…”
Але, враховуючи запропоновані принципи подання інформації, ви можете почати свій опис так:
“Для того, щоб ухвалити рішення, чи варто купувати акції будь-якої компанії, вам потрібно зрозуміти, чи варті акції компанії тих грошей, які за них просять:
- чи здатні акції в розумний термін окупити ваші вкладення;
- чи рентабельна компанія;
- як швидко зростатиме прибуток компанії.
Здатність акцій окупати вкладення ви можете оцінити, підрахувавши, скільки років вам знадобиться, щоб за рахунок одержуваних дивідендів окупити ціну придбаних акцій. Існує кілька варіантів розрахунку такого показника. Обчислення відношення ринкової ціни акції – до доходу на одну акцію за рік, це коефіцієнт P/E (price to earnings). Крім того, можна отримати зазначений показник шляхом розрахунку відношення ціни акцій до обсягу продажів на одну акцію за рік, це коефіцієнт P/S (price to sales)…
Рентабельність компанії можна оцінити, визначивши, наскільки високу віддачу компанія отримує від наявних у неї оборотних коштів. Цей показник обчислюється, як відношення чистого прибутку компанії до її виручки від реалізації продукції (коефіцієнт ROS або return on sales), або ж до суми всіх активів компанії (ROA або return on assets), або до величини капіталу компанії (коефіцієнт ROE або return on equity)…
Можливість компанії до зростання оцінюють за рахунок…” Ну, і т.д. Погодьтеся, читачам, яким ще тільки належить стати просунутими фінансистами, буде зрозумілішим другий варіант опису суті питання.
Принцип “розгону”
Якщо нам необхідно розповісти про щось незнайоме, складне і таке, що містить наукову термінологію, ми не переходимо до деталей і термінології одразу ж. “Для розгону” розповіді, ми починаємо її з чогось близького і зрозумілого для слухачів.
Приміром, порівняйте два наступні тексти (Дж.М.Вільямс “Стиль. Десять порад авторам-початківцям”). І дайте відповідь на запитання, який із них для вас зрозуміліший?
Текст 1. “Білки, що керують, – актин, міозин, тропоміозин і тропінін, утворюють саркомер, основний елемент, що відповідає за скорочення м’язів”.
Текст 2. “Основний елемент, що відповідає за скорочення м’язів, – це саркомер. Він утворюється з керівних білків – актину, міозину, тропоміозину і тропініну”.
За абсолютно ідентичного змісту, ми легше сприймаємо незнайому нам тему в другій подачі. У першому тексті ми з ходу потрапляємо в незнайому термінологію, а в другому – підходимо до термінології поступово, тобто через принцип “розгону теми” від загальнозрозумілого – до складного.
Як можна використовувати принцип “розгону” під час написання статті? Знову звернемося до статті для майбутніх фінансистів. Свою розповідь про один із розрахункових коефіцієнтів ми можемо почати так:
“Ще один корисний коефіцієнт – це P/E (price to earnings). Він визначається як відношення ринкової ціни акції підприємства – до річного доходу на одну таку акцію. Коефіцієнт показує, за скільки років підприємство зможе окупити кошти витрачені на купівлю акцій прибутком”.
А можна розповісти про той самий коефіцієнт так:
“Один із корисних розрахункових коефіцієнтів – коефіцієнтР/E (так званий – price to earnings). Він дає змогу дізнатися, скільки років знадобиться підприємству, щоб окупити поточну вартість своїх акцій. Такий термін розраховується, шляхом співвідношення ринкової ціни однієї акції підприємства – до доходу на одну таку акцію за рік”.
Тобто, після того, як ваші читачі зможуть вхопитися за “загальнолюдську” суть понять, формули їм будуть уже не страшні! Треба сказати, що цю думку можна застосувати до всіх вищеописаних принципів подання інформації. Від загального – до часткового. Від загальнозрозумілого – до формул і деталей. Від конкретного – до базису і причин.
Засвоївши подібну подачу інформації співрозмовнику, ви збільшите ефективність своєї розмови або статті – в рази! Запам’ятайте це, формулюйте свою інформацію правильно і завжди отримуйте хороші результати. Діліться корисною інформацією з вашими колегами, адже це і їм допоможе працювати та спілкуватися з людьми ефективніше.
